Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających publiczną stronę internetową Chem-Tech Distribution Marcin Mach. Dokument dotyczy wyłącznie tej strony i nie obejmuje wewnętrznego systemu zarządzania treścią.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Chem-Tech Distribution Marcin Mach, Niwy 41, 34-100 Wadowice, NIP 551-229-55-21, REGON 120292604.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: marcin.mach@chem-tech.com.pl.

2. Zakres zbieranych danych, cele i podstawy prawne

Formularz kontaktowy. Podczas wysłania wiadomości przez formularz kontaktowy przetwarzamy: nazwę firmy, adres e-mail lub numer telefonu, treść wiadomości oraz opcjonalny załącznik (do 20 MB). Dane te nie są zapisywane w bazie danych strony, lecz przesyłane pocztą elektroniczną na nasz adres w celu udzielenia odpowiedzi. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Mechanizmy zabezpieczające formularz. W celu ochrony przed spamem i nadużyciami przetwarzamy techniczne dane związane z wysłaniem formularza: czas wczytania formularza, ukryte pole pułapki, token weryfikacyjny oraz zaszyfrowany zapis typów zdarzeń myszy i klawiatury (bez treści wpisywanych znaków, bez współrzędnych i bez przechwytywania tekstu). Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Adres IP i lokalizacja. Adres IP osoby wysyłającej formularz wykorzystujemy do ograniczania liczby zgłoszeń (do trzech na godzinę z jednego adresu); dane te są przechowywane wyłącznie w pamięci serwera i znikają po jego ponownym uruchomieniu. Kraj pochodzenia ustalamy lokalnie, na podstawie wbudowanej bazy (bez odpytywania usług zewnętrznych). Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dzienniki bezpieczeństwa. W przypadku żądań zablokowanych lub przekraczających limit zapisujemy w dzienniku bezpieczeństwa adres IP, ścieżkę żądania oraz kraj. Służy to wykrywaniu i blokowaniu nadużyć (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Pamięć lokalna przeglądarki. Strona zapisuje w pamięci lokalnej przeglądarki informacje niezbędne do jej działania: wybrany język (ct-locale), wybrany motyw jasny lub ciemny (ct-theme) oraz roboczą treść formularza kontaktowego (ct-contact-draft, bez załącznika). Strona nie używa plików cookie i nie wyświetla banera zgody, ponieważ wykorzystywana pamięć lokalna jest niezbędna do świadczenia funkcji wprost żądanych przez użytkownika. Dane te pozostają na urządzeniu użytkownika do czasu ich usunięcia w ustawieniach przeglądarki. Odbywa się to zgodnie z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, który dla informacji niezbędnych do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika nie wymaga zgody.

Microsoft Clarity. Na stronie może działać narzędzie analityczne Microsoft Clarity, które ładowane jest w przeglądarce użytkownika z domeny clarity.ms. Narzędzie zbiera informacje o sposobie korzystania ze strony (interakcje, ruchy i kliknięcia) oraz dane o urządzeniu i przeglądarce. W naszej konfiguracji Clarity działa bez plików cookie. Dostawcą narzędzia jest Microsoft, który może przetwarzać dane również w Stanach Zjednoczonych na podstawie ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework). Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes w analizie i poprawie działania strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Sprzeciw wobec tego przetwarzania można zgłosić, pisząc na adres administratora, a także ograniczyć je za pomocą ustawień prywatności przeglądarki.

Linki zewnętrzne. Strona kontaktowa może zawierać odnośnik otwierający lokalizację firmy w serwisie Google Maps. Odnośnik nie ładuje się automatycznie, a przejście do serwisu Google następuje dopiero po jego kliknięciu. Google, jako odrębny administrator, może wówczas otrzymać adres IP oraz zapisywać lub odczytywać informacje w urządzeniu (pliki cookie), a dane mogą być przetwarzane także w Stanach Zjednoczonych na podstawie ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework). Zasady przetwarzania określa polityka prywatności Google dostępna pod adresem policies.google.com/privacy. Przejścia można uniknąć, nie klikając odnośnika.

3. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym działanie strony: dostawcy infrastruktury serwerowej (Contabo GmbH z siedzibą w Niemczech), na którym działa również nasz własny serwer poczty obsługujący wiadomości z formularza, oraz dostawcy narzędzia analitycznego (Microsoft) w zakresie opisanym powyżej.

4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z narzędzia Microsoft Clarity dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych zapewniających odpowiedni poziom ochrony.

5. Okresy przechowywania

Wiadomości przesłane przez formularz przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi sprawy oraz przez okres wynikający z naszego prawnie uzasadnionego interesu. Dzienniki bezpieczeństwa przechowujemy przez 90 dni, a dziennik systemowy przez 30 dni. Dane zapisane w pamięci lokalnej przeglądarki pozostają do czasu ich usunięcia przez użytkownika. Adres IP wykorzystywany do ograniczania liczby zgłoszeń przechowujemy wyłącznie w pamięci serwera.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani lub Panu prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).

Przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Ponieważ prowadzimy działalność w kilku krajach Unii Europejskiej, skargę można wnieść do organu właściwego dla państwa zamieszkania lub zwykłego pobytu. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi na wiadomość. Niepodanie danych uniemożliwia kontakt zwrotny.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika.

9. Pliki cookie i podobne technologie

Strona nie wykorzystuje plików cookie w celach marketingowych ani reklamowych. Korzysta wyłącznie z pamięci lokalnej przeglądarki w zakresie niezbędnym do działania (język, motyw, robocza treść formularza). Narzędzie Microsoft Clarity działa w konfiguracji bez plików cookie.

10. Narzędzia wspierające pracę administratora

Korespondencja otrzymana od użytkowników może być porządkowana po stronie administratora przy użyciu lokalnych narzędzi działających na jego urządzeniu, bez przesyłania treści do usług zewnętrznych.

11. Data ostatniej aktualizacji

Ostatnia aktualizacja: 18 października 2026 r.